Elemen dan Prosedur SIA

Sebuah sistem informasi tidak dapat berdiri sendiri. Diperlukan beberapa elemen yang saling berkaitan untuk menjalankan sebuah sistem informasi. Sistem informasi terdiri dari elemen­elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

Elemen - Elemen Sistem Informasi :1. Manusia
Manusia atau personil yang dimasksud adalah operator komputer, analis sistem, programmer dan beberapa pekerjaan lain yang berhubungan dengan komputer.

2. Prosedur
Prosedur merupakan eleman fisik. Hal ini disebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik, seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan yaitu : instruksi untuk pemakai, instruksi pemakaian masukan dan instruksi karyawan untuk pemakaian komputer.

3. Perangkat Keras
Perangkat keras dalam suatu sistem informasi terdiri atas komputer(pusat pengolah, masukan/keluaran), penyimpanan data dan masukan/keluaran.

4. Perangkat Lunak
Dalam Sistem Informasi perangkat lunak terbagi dalam 3 sistem utama :
a) Sistem Perangkat Lunak Umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data.
b) Aplikasi Perangkat Lunak Umum, seperti model analisis dan keputusan.
c) Aplikasi Perangkat Lunak spesifik yang terdiri dari program yang dibuat untuk tugas spesifik.

5. Basis Data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan fisik seperti harddisk, diskette, flashdisk dan penyimpanan lainnya. File juga meliputi keluaran cetak dan keluaran lain di atas kertas.

6. Jaringan Komputer
Ialah sekumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel - kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan memakai data dan informasi tersebut.

7. Komunikasi Data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer-komputer dan piranti­-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital.
Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer­komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

Sebuah sistem informasi akuntansi pada dasarnya dapat dilaksanakan secara manual, dengan menggunakan alat bantu komputer, atau kombinasi antara keduanya. Meskipun demikian, tugas pokok yang dilaksanakan oleh sebuah sistem informasi akuntansi dapat dirinci sebagai berikut .

1.  Mengumpulkan dan memproses data tentang kegiatan organisasi bisnis secara efektif dan efisien.
2.  Menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pembuatan keputusan.
3.  Menyelenggarakan prosedur pengendalian intern untuk menjamin daya andal informasi yang dihasilkan dan untuk   menjaga aktiva organisasi.

Aktivitas Bisnis & Informasi yang diperlukan
Untuk merancang dan menerapkan SIA bagi perusahaan adalah memahami aktivitas bisnis yang akan dilaksanakan oleh sebuah perusahaan, pendekatan ini bermanfaat untuk mengidentifikasi jenis-jenis informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan, selanjutnya menentukan jenis data input yang relevan dan proses yang harus dilaksanakan untuk menghasilkan keluaran berupa informasi tersebut.
Kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah perusahaan dagang mencakup 4 siklus transaksi :

•  Siklus Pendapatan
• Siklus Pengeluaran
• Siklus Sumberdaya Manusia
• Siklus buku besar dan pelaporan
• Siklus Keuangan

PROSEDUR DAN DOKUMEN

Salah satu fungsi SIA adalah mengolah data secara efektif dan efisien, untuk menjalankan fungsi ini dibutuhkan prosedur dan dokumen.

Langkah utama dalam pengolahan data adalah:

1. Merekam data ke dalam dokumen transaksi
2. Mencatat data ke dalam jurnal secara kronologis.
3. Memposting data pada buku jurnal ke dalam buku besar dan buku pembantu, untuk memilah data berdasarkan kelompoknya atau jenis rekeningnya.

Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi (source documents), adalah media atau formulir, bisa berbentuk kertas atau elektronik (computer screens), berfungsi untuk:

• Merekam data, mendokumentasikan transaksi, mengotorisasi transaksi, dan memerintahkan kegiatan.
• Pengendalian transaksi (benomor urut tercetak)
• Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi tercetak (preprinted standard information) serta petunjuk pengisian dan distribusi.

JURNAL

Setiap transaksi dicatat dalam buku jurnal kemudian diposting ke dalam buku besar dan buku pembantu.

Jenis Jurnal

1.   Jurnal khusus (specialized journals), untuk   membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal   khusus:

1. Jurnal pembelian, untuk mencatat   pembelian KREDIT.
2. Jurnal penjualan, untuk mencatat   penjualan KREDIT.
3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat   SELURUH TRANSAKSI PENERIMAAN   KAS. 

 2.   Jurnal umum (general journal), untuk   membukukan transaksi tidak rutin/jarang   terjadi, yang tidak bisa di catat dalam jurnal   khusus.

BUKU BESAR

Buku besar (general ledger) digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat di dalam buku jurnal, yang mencakup seluruh rekening aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya. 

Buku besar digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, sedangkan buku pembantu digunakan sebagai dasar penyusunan laporan manajerial.

BUKU PEMBANTU
Buku pembantu (subsidiary ledger) digunakan untuk merinci saldo buku besar yang perlu dirinci, misalnya Piutang Dagang. Buku besar yang berhubungan dengan buku pembantu tertentu disebut rekening kontrol (control account). 

PENGKODEAN
Jenis Kode :
Sequential code (kode urut), yaitu kode yang dibuat urut karena dokumen atau objek yang diberi kode akan dikontrol dan diawasi berdasarkan urutannya, contoh: kode untuk cek.

Block codes (kode blok), disebut kode blok karena kode diklasifikasi ke dalam beberapa blok, dan setiap blok digunakan untuk memberi kode sekelompok objek tertentu. 

Contoh kode blok:

  Setiap kelompok rekening diberi jatah satu blok kode, misalnya sebagai berikut:

  Aktiva lancar  100 – 199

  Aktiva tetap  200 – 299

  Utang lancar  300 – 399

  Utang jangka panjang  400 – 499

  Modal saham  500 – 599

  Pendapatan  600 – 699

  Biaya  700 – 999

Kode grup (group codes). Dalam   kode grup setiap angka merepresentasikan objek tertentu.

  Contoh:  1 = Aktiva, 11 = Aktiva   lancar, 111 = Kas, 112 = Piutang Dagang dst., atau sebagai berikut XXXX-X-XXX, dengan maksud empat angka pertama adalah kode pusat pertanggungjawaban, satu angka di tengah kode anggaran/realisasi, dan tiga angka terakhir untuk buku besar.

Kode kombinasi (mnemonic codes), adalah kode yang dibuat dengan mengkombinasikan huruf dan angka, dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman makna kode. Contoh: AL-1 = Aktiva Lancar, Kas dst.

MEMBUAT LAPORAN (Laporan Manajerial dan Laporan Keuangan)

1.Laporan manajerial, adalah laporan yang ditujukan untuk memenuhi kepentingan manajemen.

• Anggaran (budgets)

  Anggaran adalah perencanaan yang dinyakatan dalam satuan uang, misalnya: anggaran kas, anggaran biaya tenaga kerja dst.

• Laporan kinerja (performance reports)

   Laporan kinerja adalah laporan tentang pencapaian prestasi, berupa perbandingan antara realisasi dengan anggaran atau dengan angka pembanding yang lain.

• Laporan penjualan per jenis produk, per divisi, per area penjualan dst.

2.Laporan keuangan, adalah laporan yang terdiri dari laporan rugi-laba, laporan modal, neraca, laporan arus kas, serta pengungkapan laporan keuangan. Laporan keuangan bersifat umum dan terutama ditujukan untuk pemakai eksternal.