Mengimplementasikan Model REA dalam Database Relasional

• Mengintegrasikan Diagram REA Antarsiklus 

Diagram REA siklus pendapatan, pengeluaran, dan penggajian yang terpisah ini harus diintegrasikan untuk menyediakan model keseluruhan-perusahaan yang komprehensif tunggal atas organisasi tersebut. Dalam melakukannya, perlu pemahaman tentang kardinalitas dalam tiap diagram terpisah yang mengungkapkan kebijakan dan aktivitas organisasi tersebut. 

• Aturan untuk Mengombinasikan Diagram REA 

Dalam siklus pendapatan, pengeluaran, dan penggajian, masing-masing mengandung beberapa entitas yang sama. Perulangan seperti itu, menyediakan dasar untuk mengombinasikan diagram REA yang menggambarkan siklus bisnis individual ke dalam sebuah model REA tunggal, model komprehensif, dan model keseluruhan-perusahaan. 

Berikut langkah-langkah mengombinasikan entitas sumber daya dan peristiwa berulang: 

1. Menggabungkan entitas sumber daya yang berulang
2. Menggabungkan entitas peristiwa yang berulang
3. Memvalidasi ketetapan diagram REA terintegrasi, diagram REA terintegrasi harus memenuhi enam aturan ini: 

• Setiap peristiwa harus ditautkan setidaknya ke satu sumber daya 
• Setiap peristiwa harus ditautkan ke dua agen yang berpartisipasi dalam peristiwa tersebut
• Setiap peristiwa harus melibatkan pelepasan sumber daya yang harus ditautkan ke sebuah peristiwa yang melibatkan perolehan sumber daya
• Setiap sumber daya harus ditautkan setidaknya ke satu peristiwa yang menaikkan sumber daya tersebut dan setidaknya ke satu peristiwa yang menurunkan sumber daya tersebut 
• Peristiwa A dapat ditautkan ke lebih dari satu peristiwa lainnya, tetapi tidak dapat ditautkan secara bersamaan ke seluruh peristiwa lain tersebut 
• Sebuah peristiwa dapat ditautkan ke salah satu dari sekelompok agen, tetapi tidak dapat ditautkan secara bersamaan ke seluruh agen

• Mengimplementasikan Diagram REA dalam Database Relasional 

Terdapat tiga langkah untuk mengimplementasikan diagram REA dalam database relasional:

1. Buatlah sebuah tabel untuk masing-masing entitas yang berbeda dalam diagram tersebut dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many)
2. Tentukan atribut tabel yang sesuai 
3. Gunakan kunci asing untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu (one-to-one) dan satu-ke-banyak (one-to-many) 

• Menggunakan Diagram REA untuk Memuat Informasi dari Sebuah Database 

Penggunaan keseluruhan diagram REA untuk memfasilitasi pemuatan informasi guna mengevaluasi kinerja: 

1. Membuat jurnal dan buku besar 
2. Menghasilkan jurnal dari query 
3. Menghasilkan laporan keuangan
4. Membuat laporan manajerial  

Desain Database Menggunakan Model Data REA

Januari 01, 2019

• Proses Desain Database

REA (resources, events, and agents) digunakan untuk mendesain dan mendokumentasikan Sistem Informasi Akuntansi. Berikut ini lima tahap dasar dalam desain database:

1. Analisis sistem, terdiri atas perencanaan awal untuk menentukan kebutuhan dan kemungkinan mengembangkan sebuah sistem baru.
2. Desain konseptual, menyertakan pengembangan skema-skema yang berbeda bagi sistem baru pada tingkat konseptual, eksternal, dan internal. 
3. Desain fisik, terdiri atas menerjemahkan skema tingkat internal ke dalam struktur database sesungguhnya yang akan diimplementasikan ke dalam sistem baru tersebut. 
4. Implementasi dan konversi, menyatakan seluruh aktivitas terkait dengan transfer data dari sistem yang ada ke SIA database baru, menguji sistem baru, dan melatih para pegawai bagaimana menggunakannya. 
5. Operasi dan pemeliharaan, termasuk dengan cermat mengawasi kinerja sistem dan kepuasan pengguna untuk menentukan kebutuhan untuk membuat peningkatan dan modifikasi sistem. 

Lima tahap dasar dalam desain database dapat digambarkan pada figur berikut:

Diagram hubungan-Entitas 

Diagram hubungan-entitas adalah sebuah teknik grafis untuk menggambarkan sebuah skema database. Diagram ini disebut sebagai diagram E-R. Sebuah entitas adalah sesuatu yang ingin organisasi kumpulkan dan simpan mengenai informasi. Contoh: sebuah perusahaan akan mengumpulkan informasi mengenai entitas penjualan yang terdiri atas nomor faktur, tanggal, dan jumlah. Atau entitas persediaan, yang terdiri atas nomor barang, deskripsi, dan daftar harga.

Dalam diagram E-R, entitas digambarkan sebagai persegi empat. Namun demikian, tidak ada standar bagi aspek-aspek lain mengenai diagram E-R.

Panel A: Hubungan digambarkan dengan wajik

 
Panel b: Hubungan digambarkan tanpa wajik


Panel C: Atribut dilampirkan ke Entitas


Panel D: Atribut dicantumkan dalam tabel terpisah

• Model Data REA

Model data REA digunakan untuk mendesain SIA. REA menyediakan panduan bagi desain database dengan mengidentifikasi entitas apa yang harus disertakan dalam database SIA dan dengan menentukan bagaimana menyusun hubungan di antara entitas dalam database itu.


Model data REA menentukan sebuah pola dasar bagaimana tiga jenis entitas ini (sumber daya, peristiwa, dan agen) harus berhubungan satu sama lain. Fitur-fitur sensial dari pola tersebut, yaitu:

1. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu sumber daya yang ia pengaruhi.
2. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu peristiwa lainnya.
3. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya dua agen yang berpartisipasi.

• Mengembangkan Sebuah Diagram REA

Mengembangkan sebuah diagram REA bagi satu siklus bisnis spesifik terdiri atas tiga langkah berikut:

1. Mengidentifikasi peristiwa mengenai informasi apa yang ingin manajemen kumpulkan 
2. Mengidentifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh tiap peristiwa dan agen yang berpartisipasi dalam peristiwa tersebut
3. Menentukan kardinalitas dari setiap hubungan

Sistem Buku Besar dan Pelaporan

PENDAHULUAN

Sistem buku besar dan pelaporan memainkan sebuah peran penting dalam sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut:

• Setiap subsistem siklus akuntansi menyediakan informasi mengenai transaksi reguler
• Bendahara menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, seperti penerbitan atau penyelesaian instrumen utang dan ekuitas dan pembelian serta penjualan sekuritas investasi
• Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran
• Kontrolir menyediakan jurnal penyesuaian

II. SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Proses

Database terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapainya berbagai kebutuhan informasi, baik pengguna internal maupun eksternal. Para manajer membutuhkan informasi yang detail dan tepat waktu mengenai hasil operasi pada area tanggung jawab tertentunya. Para investor dan kreditur mengharapkan laporan keuangan periodik dan pembaruan tepat waktu untuk membantu mereka dalam menilai kinerja organisasi. Berbagai badan pemerintah juga meminta persyaratan informasi yang spesifik. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan ini, sistem buku besar dan pelaporan tidak hanya menghasilkan laporan periodik, tetapi juga mendukung pertanyaan secara online. 

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman umum pertama adalah data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid. Data buku besar yang tidak akurat dapat menghasilkan laporan yang menyesatkan yang menyebabkan para manajer membuat keputusan keliru. Sama halnya, kesalahan dalam laporan keuangan yang disediakan untuk para kreditur, investor, dan badan pemerintah dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang salah. Lagi pula, kesalahan dalam pernyataan dan laporan keuangan yang disediakan kepada pemegang kepentingan eksternal juga dapat menimbulkan denda dan reaksi negatif dari pasar modal. 

Satu cara untuk menanggulangi ancaman atas data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid adalah dengan menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data ketika bendahara dan kontrolir membuat entri jurnal langsung.
Ancaman umum kedua adalah pengungkapan informasi keuangan yang tidak diotorisasi. Khususnya, perusahaan tidak perlu terburu-buru menerbitkan laporan keuangan; penerbitan laporan keuangan secara prematur cenderung menimbulkan sanksi dari berbagai agensi terkait dan timbulnya tuntutan hukum dari pemegang kepentingan. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi bisa dilakukan dengan menerapkan autentikasi multifaktor dan pengendalian keamanan fisik guna mempersempit akse terhadap buku besar diberikan hanya bagi pegawai yang memerlukan akses tersebut untuk melakukan pekerjaannya. Melakukan enkripsi database memberikan proteksi tambahan karena menyediakan informasi yang tidak dapat dimengerti oleh mereka yang berhasil mendapatkan akses database yang tidak diotorisasi. Enkripsi juga mencegah para pegawai TI, yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP menggunakan utilitas sistem pengoperasian untuk melihat informasi sensitif.
Ancaman umum ketiga adalah hilangnya atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.

• Memperbarui Buku Besar 

Proses 
Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari dua sumber berikut ini:

1. Subsistem akuntansi
2. Bendahara

Entri jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan dalam file voucher jurnal (journal voucher file) yang berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum dalam sebuah sistem akuntansi manual: tanggal entri jurnal, akun-akun yang didebit dan dikredit, dan jumlahnya. File voucher jurnal merupakan bagian penting dari jejak audit, yang memberikan bukti bahwa seluruh transaksi yang diotorisasi telah dicatat dengan akurat dan lengkap. 

Ancaman dan Pengendalian 

Dua ancaman terkait dalam tahap ini adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Kedua hal tersebut dapat mengakibatkan pengambilan keputusan yang buruk berdasarkan informasi yang keliru dalam laporan kinerja keuangan. 

Ada dua sumber entri jurnal untuk memperbarui buku besar, yaitu ikhtisar entri jurnal dari siklus SIA lainnya dan entri langsung yang dibuat oleh bendahara. Sumber pertama merupakan output dari serangkaian langkah pemrosesan yang masing-masing adalah inti dari berbagai prosedur pengendalian aplikasi yang didesain untuk memastikan ketepatan dan kelengkapan. Entri jurnal yang dibuat bendahara adalah entri jurnal yang asli yang mnegakibatkan jenis-jenis edit input dan pengendalian pemrosesan berikut diperlukan untuk memastikan bahwa entri tersebut akurat dan lengkap, yaitu:

1. Pengecekan validitas untuk memastikan bahwa akun-akun buku besar ada untuk setiap nomor akun yang dijadikan referensi dalam entri jurnal.
2. Pengecekan field (format) untuk memastikan bahwa jumlah field dalam entri jurnal hanya berisi data numerik.
3. Pengecekan saldo nol untuk memverifikasi bahwa dalam sebuah entri jurnal, total debit sama dengan total kredit.
4. Pengecekan kelengkapan untuk memastikan bahwa seluruh data yang terkait telah dimasukkan, terutama sumber entri jurnal.
5. Verifikasi close-loop untuk mencocokkan nomor akun dengan deskripsi akun, untuk memastikan bahwa akun buku besar yang benar sedang diakses.
6. Pengecekan tanda saldo akun besar untuk memverifikasi bahwa saldo berada pada posisi yang tepat (debit atau kredit) setelah pembaruan telah selesai dilakukan.
7. Menghitung total yang terjadi untuk memverifikasi keakuratan pemrosesan sejumlah voucher jurnal. 

Pengendalian akses yang kuat, meliputi autentikasi multifaktor dan pengujian kompatibilitas berdasarkan matriks pengendalian akses, mengurangi risiko atas entri jurnal yang tidak diotorisasi.

• Rekonsiliasi dan Laporan Pengendalian 

Rekonsiliasi dan laporan pengendalian dapat mendeteksi apakah suatu kesalahan dibuat selama proses memperbarui buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah mempersiapkan neraca saldo. Neraca saldo (trial balance) adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo untuk seluruh akun buku besar. Namanya menunjukkan fakta bahwa jika seluruh aktivitas telah dicatat dengan tepat, total dari seluruh saldo debit di berbagai akun harus sama dengan total dari seluruh saldo kredit; jika tidak, itu berarti telah terjadi suatu kesalahan saat mem-posting. 
Rekonsiliasi lain yang penting adalah membandingkan saldo akun pengendalian buku besar terhadap total saldo dalam buku besar pembantu yang terkait. Pada akhir periode fiskal penting pula untuk memverifikasi bahwa akun "suspense" atau akun "kliring" sementara memiliki saldo nol. Akun suspense dan kliring tersebut memberikan sebuah sarana untuk memastikan bahwa buku besar selalu seimbang. Setelah kedua entri jurnal lengkap, akan kliring khusus, pengiriman yang belum ditagih, seharusnya memiliki saldo nol. Jika tidak, berarti terjadi suatu kesalahan dan harus diteliti serta dikoreksi.
Mencantumkan voucher jurnal berdasarkan nomor akun umum agar mempermudah proses identifikasi penyebab kesalahan yang memengaruhi suatu akun buku besar tertentu.
Mencantumkan voucher jurnal berdasarkan urutan numerik, tanggal, dan nomor akun yang dapat menunjukkan posting entri jurnal yang tidak ada. Laporan-laporan tersebut juga sering menyertakan jumlah total untuk menunjukkan apakah debit dan kredit total yang di-posting ke buku besar jumlahnya sama.

• Posting Jurnal Penyesuaian

Proses 

Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo awal disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi dalam lima kategori dasar sebagi berikut:

1. Akrual adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau dikeluarkan. 
2. Penangguhan adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi dilaksanakan. Contoh: pengakuan pendapatan diterima di muka sebagai kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu (sewa, bunga, dan asuransi) sebagai aset yang dibayar di muka. 
3. Estimasi adalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi selama sejumlah periode akuntansi. Contoh: depresiasi dan beban utang tak tertagih.
4. Revaluasi adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual dan nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.
5. Koreksi adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang ditemukan dalam buku besar. 

Ancaman dan Pengendalian 

Entri jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi dan tidak akurat adalah ancaman yang perlu diatasi karena dapat menghasilkan laporan keuangan yang keliru dan mengarah pada keputusan yang buruk. Untuk mengurangi risiko input yang keliru, jenis pengendalian integritas pemrosesan entri data yang sama yang dibahas sebelumnya untuk mencegah ancaman entri jurnal yang keliru oleh bendahara juga harus diterapkan terhadap entri jurnal penyesuaian yang dibuat oleh kontrolir. Pengendalian tambahan disediakan dengan membuat sebuah file jurnal penyesuaian standar untuk jurnal penyesuaian yang berulang yang dibuat pada setiap periode, seperti beban depresiasi. Sebuah file jurnal penyesuaian standar meningkatkan ketepatan input dengan mengeliminasi kebutuhan untuk memasukkan jenis entri jurnal yang sama secara berulang. Pengendalian akses yang kuat mengurangi risiko jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi. Sebagai tambahan atas pengendalian preventif sebelumnya, rekonsiliasi periodik dan jejak audit menyediakan sebuah sarana untuk mendeteksi jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi atau tidak akurat. 

• Menyiapkan Laporan Keuangan 

Proses 

Sebagian besar perusahaan melakukan "tutup buku" untuk membuat laporan keuangan baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membaut nol seluruh akun pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dna memindahkan pendapatan (atau rugi) bersih pada laba ditahan. Laporan laba rugi merupakan ikhtisar kinerja perusahaan untuk satu waktu periode waktu tertentu. Laporan perubahan posisi keuangan menyajikan informasi mengenai aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan pada satu waktu tertentu. Laporan arus kas meyediakan informasi mengenai cara perusahaan dalam menjalankan aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan sehingga berpengaruh terhadap saldo kasnya. Sekarang akan membahas dua perkembangan regulasi dan teknologi terbaru yang penting yang cenderung memengaruhi proses persiapan laporan keuangan secara signifikan: perubahan selanjutnya yang diajukan dari U.S. GAAP ke IFRS dan mewajibkan untuk menggunakan XBRL ketika mengirimkan laporan ke SEC.

• Transisi dari GAAP ke IFRS. IFRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang memengaruhi desain sistem buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu perbedaan besar terkait akuntansi untuk aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar aktiva tetap utama dicatat dan didepresiasikan dalam basis gabungan. Sebagai contoh, keseluruhan biaya untuk bangunan kantor sebuah perusahaan yang baru akan dicatat sebagai satu aktiva dan didepresiasi selama masa manfaat, untuk bangunan biasanya diestimasikan selama 40 tahun. Sebaliknya, IFRS secara umum mewajibkan pengaturan dalam bentuk komponen aktiva tetap, untuk mengakui fakta bahwa elemen (komponen) yang berbeda mungkin memiliki umur ekonomis yang berbeda. Pengaturan dalam bentuk komponen mengharuskan perusahaan menggali database untuk mengidentifikasi dan memisahkan biaya dari berbagai aktiva tetap. Untuk perusahaan-perusahaan besar yang mungkin memiliki puluhan ribu aktiva tetap, pengaturan dalam bentuk komponen akan menjadi usaha penting yang berisiko terjadinya kesalahan klasifikasi dan pencatatan saat mereka mengubah struktur buku besar perusahaan. Perbedaan lainnya mencakup perhitungan untuk biaya penelitian dan pengembangan (litbang). Dibandingkan GAAP, IFRS memungkinkan kapitalisasi biaya pengembangan pada tahap awal proses. Perbedaan ketiga adalah IFRS tidak mengizinkan penggunaan metode last-in-first-out (LIFO) untuk perhitungan persediaan. Akibatnya, perusahaan yang menggunakan LIFO harus memodifikasi sistem akuntansi biayanya dan perhitungan yang digunakan untuk menilai persediaan. Perubahan-perubahan tersebut akan perlu ditinjau dan diuji dengan cermat untuk meminimalkan risiko kesalahan. 
• XBRL: Merevolusi proses pelaporan XBRL. XBRL adalah singkatan dari eXtensible Business Reporting Language; yaitu suatu bahasa pemrograman yang didesain secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi informasi bisnis. Tanpa XBRL, dokumen elektronik, terlepas dari formatnya (teks, HTML, PDF, dsb.) secara esensial hanya versi digital dari laporan kertas. Manusia dapat membaca data tersebut, tetapi komputer tidak dapat secara otomatis memprosesnya sampai penerima secara manual memasukkannya ke dalam format yang sesuai. XBRL mengubahnya dengan membuat sandi informasi mengenai komponen data yang bermakna, sehingga program komputer lain dapat memahami apa yang perlu dilakukan dengan data tersebut. 

Peran Akuntan. Para akuntan dapat dan harusnya memainkan peran besar dalam semua tahap pembuatan laporan XBRL, dimulai dari pemilihan taksonomi (suatu rangkaian file XBRL yang menjelaskan elemen-elemen dan hubungan di antaranya) yang sesuai. Untuk memastikan keterbandingan di laporan XBRL yang dihasilkan oleh organisasi yang berbeda, taksonomi standar telah dikembangkan bagi banyak negara dan industri yang berbeda. Para akuntan menggunakan pengetahuan mereka atas praktik bisnis organisasi tersebut ditambah prinsip-prinsip akuntansi umum untuk memilih taksonomi standar yang paling menyesuaikan organisasi tersebut. Mereka kemudian memetakan tiap hal data dalam sistem akuntansi organisasi terhadap elemen-elemen yang berkaitan dalam taksonomi. 

Meski demikian, taksonomi standar tidak dapat menutupi setiap situasi yang mungkin. Terkadang, sebuah organisasi perlu mencatat informasi keuangan dalam cara atau tingkat detail yang berbeda guna menunjukkan cara uniknya dalam berbisnis. Dalam kasus tersebut, para akuntan dapat membuat tanda baru untuk menyajikan informasi mengenai aktivitas bisnis organisasi tersebut dengan lebih akurat. Tanda-tanda baru inilah yang disebut sebagai taksonomi perpanjangan (extension taxonomy). Para akuntan cenderung menggunakan perangkat lunak untuk melakukan taksonomi tersebut (dan segala perpanjangan) untuk menandai data organisasi mereka, membuat dokumen contoh, dan kemudian memvalidasi dokumen contoh tersebut sebelum dikirimkan. Para akuntan juga akan berpartisipasi secara khusus dalam pembuatan style sheet untuk memastikan bahwa informasi tersebut ditampilkan dengan layak. 

Ancaman dan Pengendalian

Masalah potensial yang ada adalah adanya anggapan bahwa pembuatan perpanjangan taksonomi tidak penting dan lebih memilih menggunakan tanda standar. Latihan dan pengalaman akan cenderung mengurangi risiko terjadinya kesalahan semacam itu. Selain itu, audit eksternal independen merupakan hal yang penting sebagai sebuah detective control. 

Pelaporan keuangan yang curang adalah masalah potensial lainnya. Kecurangan atas laporan keuangan sering melibatkan entri jurnal oleh manajemen level atas yang menyebabkan laporan keuangan organisasi tersebut menjadi lebih saji atau kurang saji pada nilai kewajiban. Sulit untuk mencegah entri jurnal tersebut karena manajemen level atas pada dasarnya memiliki kemampuan untuk mengesampingkan sebagian besar pengendalian internal. Oleh karena itu, pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman terkait kecurangan laporan keuangan adalah dengan review (audit) independen bagi seluruh entri jurnal khusus yang digunakan untuk membuat buku besar.

• Menghasilkan Laporan Manajerial 

Proses 

Sistem ERP dapat membuat sejumlah anggaran untuk membantu para manajer merencanakan dan mengevaluasi kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasi menggambarkan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan oleh tiap-tiap unit organisasi. Sebuah anggaran pengeluaran modal menunjukkan arus masuk dan keluar kas yang direncanakan untuk setiap proyek model. Anggaran arus kas membandingkan arus masuk kas dari operasi dengan pengeluaran yang direncanakan dan digunakan untuk menentukan kebutuhan peminjaman. Sebagai tambahan pada anggaran, kemampuan pemrosesan pertanyaan sistem ERP memungkinkan para manajer untuk membuat sejumlah laporan kinerja yang hampir tak terbatas dengan mudah. Para akuntan harus memahami cara menggunakan kemampuan pelaporan fleksibel dan grafik atas sistem ERP, sehingga mereka dapat menambahkan nilai dengan menyarankan cara-cara alternatif untuk mengatur dan menganalisis data mengenai proses bisnis. 

Ancaman dan Pengendalian 

Laporan dan grafik yang didesain buruk dapat menyebabkan manajemen membuat keputusan yang bias atau keliru. Ada tiga pengendalian yang penting untuk menanggulangi ancaman tersebut, yaitu: 

1. Penggunaan akuntansi pertanggungjawaban dan penganggaran fleksibel. Untuk mengevaluasi kinerja dengan layak, laporan harus menekankan hasil yang dapat dikendalikan secara langsung oleh orang atau unit yang dievaluasi. Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting) merupakan sebuah sistem pelaporan hasil keuangan dalam basis tanggung jawab manajerial dalam sebuah organisasi. Sebuah anggaran fleksibel (flexible budget) adalah sebuah anggaran yang jumlahnya tercantum dalam hal formulanya didasarkan pada tingkat aktivitas yang sesungguhnya. 
2. Balanced scorecard adalah sebuah laporan manajemen yang mengukur empat dimensi kinerja: perspektif keuangan, operasi internal, inovasi dan pembelajaran, serta perspektif pelanggan perusahaan tersebut. 
3. Prinsip-prinsip desain grafik yang tepat. Grafik yang didesain dengan baik mempermudah proses identifikasi serta pemahaman trend dan hubungan. Sementara, grafik yang didesain dengan buruk dapat mengganggu pembuatan keputusan dengan perhatian yang menyesatkan, menyembunyikan perubahan-perubahan penting dalam data atau menyebabkan kesan awal yang keliru. 

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM) atau penggajian-human resources management (HRM) atau payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut:

1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan
4. Kompensasi (penggajian)
5. Evaluasi kinerja
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4, kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Kelima tugas yang lain merupakan sistem MSDM. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian. 

SISTEM INFORMASI SIKLUS MSDM/PENGGAJIAN

• Tinjauan proses MSDM dan kebutuhan informasi 

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka memengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) tidak hanya berjalan seperti sebuah petunjuk yang mengidentifikasi area-area keahlian yang dimiliki pegawai individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan tersebut, sehingga dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lainnya serta dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan. 

Mengakui nilai dari pengetahuan dan kemampuan para pegawai dapat membantu perusahaan memahami dengan lebih baik biaya sesungguhnya terkait dengan perputaran (turnover) pegawai yang berlebih. Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait dengan proses perekrutan (pengiklanan, pengecekan latar belakang, wawancara kandidat, dsb), terdapat pula biaya-biaya yang terkait dengan mempekerjakan tenaga bantuan sementara, melatih para pegawai baru, dan mengurangi produktivitas para pegawai baru sampai mereka sepenuhnya mempelajari bagaimana melakukan tugas-tugas mereka. Semangat kerja pegawai juga penting. Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya finansial ketika dihasilkan dala perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai yang tinggi memberikan manfaat finansial.

• Ancaman dan Pengendalian

AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

• Memperbarui database induk penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara interna: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi. 

• Memvalidasi data waktu dan kehadiran

Bagaimana data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berbeda bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, supervisor mereka secara informal mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan. Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana aja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet). Staf penjualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni atau gaji ditambah komisi. Pembayaran ini memerlukan kecermatan staf untuk mencatat jumlah penjualan mereka. Penggunaan insentif, komisi, dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus secara tepat didesain dengan tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga secara objektif dapat diukur. Penting juga bahwa tujuan tersebut harus sama dengan tujuan korporasi dan para manajer mengawasi untuk memastikan bahwa tujuan tersebut akan terus sesuai. 

• Menyiapkan penggajian

Urutan aktivitas untuk proses penggajian adalah sebagai berikut:

1. Transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai. 
2. Seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum, yaitu: potongan pajak gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi pajak penghasilan negara, negara bagian, dan daerah. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa, kesahatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal.
3. Daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan (deduction register) memuat potongan-potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai. 
4. Sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memuat jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori. 

Ketika setiap transaksi penggajian diproses, sistem juga mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun-akun buku besar umum yang sesuai, dengan memeriksa kode pada catatan kartu jam kerja. Sistem tersebut memelihara total yang ada dari aloasi tersebut hingga saat seluruh catatan penggajian pegawai diproses. Total tersebut dan kolom total dalam daftar penggajian, membentuk dasar bagi entri jurnal umum yang dimasukkan ke buku besar umum setelah seluruh cek gaji dicetak. Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah laporan mendetail. 

• Mengeluarkan penggajian 

Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya. Voucher pencairan tersebut kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar. 

Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds Transfer [EFT]) yang mentransfer dana dari rekening bank penggajian perusahaan. Jika organisasi masih menerbitkan cek kertas, kasir juga memerikasa, menandatangani, dan mendistribusikan cek gaji pegawai. Kasir tersebut segera mentransfer kembali segala cek gaji yang tidak diakui dalam rekening bank perusahaan. Sebuah daftar cek gaji yang tidak diklaim kemudian dikirim ke departemen audit internal untuk penyelidikan lebih lanjut. 

Setoran langsung adalah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan. 

• Menghitung dan mengeluarkan pajak penghasilan yang dibayar pegawai serta potongan pagawai sukarela 

Para atasan harus membayar pajak social security sebagai tambahan terhadap jumlah potongan dari cek gaji pegawai. Hukum pemerintah pusat dan negara bagian juga menghendaki para atasan untuk mengontribusikan persentase tertentu dari setiap gaji kotor pegawai sampai dengan batas tahunan maksimum, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran pusat dan negara bagian. Banyak atasan juga menawarkan pegawai mereka rencana manfaat fleksibel (flexible benefit plan) dimana setiap pegawai menerima beberapa perlindungan minimum pada asuransi medis, dana pensiun, dan kontibusi amal. Rencana manfaat fleksibel menempatkan peningkatan permintaan pada sistem MSDM/penggajian sebuah perusahaan. 

OPSI OUTSOURCING: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI PENGUSAHA PROFESIONAL 

Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan (outcourcing) fungsi penggajian dan MSDM ke biro jasa penggajian dan ke organisasi pengusaha profesional. Sebuah biro jasa penggajian (payroll service bureau) mengelola data induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya dan memproses penggajian untuk mereka. Sebuah organisasi pengusaha profesional (professional employer organization-PEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan jasa MSDM seperti desain pemanfaatan pegawai dan administrasi. Oleh karena mereka memberikan jangkauan layanan yang lebih sempit, biaya untuk biro jasa penggajian umumnya lebih murah dibandingkan PEO. Ketika organisasi mengalihdayakan pemrosesan penggajian, mereka mengirimkan data waktu dan kehadiran pegawai beserta informasi mengenai perubahan personil pegawai kepada biro jasa penggajian atau PEO setiap akhir periode penggajian. Biro jasa penggajian atau PEO tersebut kemudian menggunakan data yang diterima dari organisasi untuk menyiapkan cek gaji pegawai, laporan pendapatan, dan daftar penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara periodik menghasilkan formulir W-2 pegawai dan laporan terkait pajak lainnya. 

Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan berikut:

• Mengurangi biaya
• Jangkauan manfaat yang lebih luas
• Pembebasan atas sumber daya komputer

SIKLUS PRODUKSI

Siklus produksi (production cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembuatan produk.

Figur 14-1 Diagram Konteks Siklus Produksi

Figur ini menunjukkan bagaimana siklus produksi dihubungkan dengan subsistem lain dalam sistem informasi sebuah perusahaan. Sistem informasi siklus pendapatan menyediakan informasi (pesanan pelanggan dan perkiraan penjualan) yang digunakan untuk merencanakan tingkat produksi dan persediaan. Sebagai balasannya, sisem informasi siklus produksi mengirimkan informasi ke siklus pendapatan mengenai barang jadi yang telah diproduksi dan tersedia untuk dijual. Informasi mengenai kebutuhan bahan baku dikirim ke sistem informasi siklus pengeluaran dalam bentuk permintaan pembelian. Sebagai gantinya, sistem siklus pengeluaran menyediakan informasi mengenai perolehan bahan baku dan juga mengenai pengeluaran lain yang dimasukkan ke dalam overhead pabrik. Informasi mengenai kebutuhan tenaga kerja dikirim ke siklus sumber daya manusia, yang sebagai balasannya menyediakan data mangenai biaya dan ketersediaan tenaga kerja. Terakhir, informasi mengenai harga pokok produksi akan dikirim ke sistem buku besar dan pelaporan informasi.

Figur 14-2 Diagram Arus Data TIngkat 0 dari Siklus Produksi (terhubung dengan menyertakan ancaman)

Figur ini menggambarkan empat aktivitas dasar dalam siklus produksi, yaitu: desain produk, perencanaan dan penjadwalan, operasi produksi, dan akuntansi biaya.
Bab ini menjelaskan bagaimana sistem informasi sebuah organisasi mendukung setiap aktivitas siklus produksi dan dimulai dengan menjelaskan desain sistem informasi dan pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa organisasi menyediakan manajemen dengan informasi yang andal untuk menilai efisiensi dan efektivitas aktivitas siklus produksi.

II. SISTEM INFORMASI SIKLUS PRODUKSI
Proses 
Departemen teknik bertanggung jawab untuk mengembangkan spesifikasi produk. File daftar bahan baku menyimpan informasi mengenai komponen-komponen produk dan file daftar operasi berisi informasi mengenai bagaimana untuk pembuatan setiap produknya. Untuk mengembangkan spesifikasi tersebut, departemen teknik mengakses kedua file tersebut untuk memeriksa desain produk yang serupa. Departemen teknik juga mengakses buku besar dan file persediaan untuk informasi mengenai perkiraan penjualan dan pesanan pelanggan. Departemen perencaan produksi menggunakan informasi itu, plus data menganai tingkat persediaan saat ini, untuk mengembangkan jadwal induk produksi dan membuat catatan baru dalam file pesanan produksi dalam mengotorisasi produksi barang-barang tertentu. Pada waktu yang sama, catatan baru ditambahkan pada file barang dalam proses untuk mengakumulasi data biaya. Permintaan bahan baku dikirimkan ke departemen penyimpanan persediaan untuk mengotorisasi pengeluaran bahan baku. Antarmuka computer-integrated manufacturing (CIM) mengirimkan instruksi mendetail ke stasiun kerja pabrik. Antarmuka CIM tersebut juga mengumpulkan data biaya dan operasional yang digunakan untuk memperbarui file barang dalam proses dan pesanan produksi masing-masing.

Ancaman dan Pengendalian

• DESAIN PRODUK

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah desain produk. Tujuannya adalah untuk menciptakan sebuah produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan dari segi kualitas, daya tahan, dan fungsionalitas sementara secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Proses 

Aktivitas desain produk menghasilkan dua output, yaitu:

1. Daftar bahan baku (bill of materials-BOM) adalah sebuah dokumen yang menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, dan kuantitas dari tiap-tiap komponen yang digunakan dalam sebuah produk. 
2. Daftar operasi (operation list) adalah sebuah dokumen yang menspesifikasikan urutan langkah-langkah dalam membuat produk, peralatan apa yang digunakan, dan seberapa lama setiap langkah yang diambil.

Alat-alat seperti perangkat lunak manajemen siklus hidup produk (product life-cycle management --PLM) dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari proses desain produk. Perangkat lunak PLM terdiri atas tiga komponen kunci, yaitu: 

1. Perangkat lunak computer-aided design (CAD) untuk mendesain produk baru dan menguji modelproduk 3-D virtual sehingga dapat mengeliminasi biaya yang terkait dengan pembuatan dan penghancuran prototipe fisik. Perangkat lunak ini memfasilitasi kolaborasi dnegan tim desain yang tersebar di seluruh dunia dan mengeliminasi biaya yang terkait dengan bertukar salinan statis desain produk. 
2. Perangkat lunak manufaktur digital yang menirukan bagaimana produk-produk tersebut akan diproduksi. Perangkat ini mengizinkan perusahaan untuk menentukan kebutuhan tenaga  kerja, mesin, dan proses untuk secara optimal menghasilkan barang-barang dalam fasilitas yang berbeda di seluruh dunia guna meminimalkan biaya. 
3. Perangkat lunak manajemen data produk yang menyimpan semua data yang terkait dengan produk. Perangkat ini menyediakan akses mudah terhadap spesifikasi teknik mendetail dan data produk lainnya untuk memfasilitasi desain ulang produk, modifikasi, dan pemeliharaan purnajual. 

Ancaman dan Pengendalian 

Desain produk yang buruk meningkatkan biaya dalam beberapa cara. Selain itu, menimbulkan garansi dan biaya perbaikan yang tinggi. Hal tersebut terjadi karena penggunaan komponen unik ketika membuat produk yang terlalu banyak. Untuk menanggulangi ancaman ini, para akuntan harus berpartisipasi dalam aktivitas desain produk karena 65%-80% biaya produk ditentukan pada tahap produksi ini. Para akuntan dapat menganalisis bagaimana penggunaan komponen alternatif dan perubahan untuk proses produksi yang memengaruhi biaya. Selain itu, para kuntan dapat menggunakan informasi dari siklus pendapatan mengenai biaya perbaikan dan garansi.

•  PERENCANAAN DAN PENJADWALAN

Proses
Tujuan dari langkah perencanaan dan penjadwalan adalah untuk mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek sekaligus meminimalkan persediaan bahan baku dan barang jadi. 

Metode Perencanaan Produksi

1. Manufacturing resource planning (MRP-II) adalah perpanjangan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang berupaya untuk menyeimbangkan kapasitas produksi yang ada dengan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi permintaan penjualan yang diperkirakan. Disebut juga sebagai push manufacturing karena barang-barang yang diproduksi dalam ekspektasi permintaan pelanggan. 
2. Produksi ramping (lean manufacturing) adalah metode dengan memperpanjang prinsip-prinsip sistem persediaan just-in-time untuk seluruh proses produksi dan untuk meminimalkan atau mengeliminasi persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Produksi ramping sering disebut sebagai pull manufacturing karena barang-barang yang diproduksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan. 

Jadi, baik MRP-II dan sistem produksi ramping merencanakan produk di awal. Meskipun demikian, mereka berbeda dalam jangka waktu horizon perencanaan. Jika permintaan bagi produk perusahaan dapat diprediksi dan produk memiliki siklus hidup yang panjang, maka pendekatan MRP-II dibenarkan. Sebaliknya, pendekatan produksi ramping lebih tepat jika produk sebuah perusahaan ditandai dengan siklus hidup yang pendek, permintaan yang tidak dapat diprediksi, dan seringnya penurunan atau kelebihan persediaan. 

Dokumen Kunci dan Formulir 

Informasi mengenai pesanan pelanggan, perkiraan penjualan, dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk menentukan tingkat produksi. Hasilnya adalah master production schedule (MPS-jadwal induk produksi), yang menentukan seberapa banyak tiap-tiap produk untuk diproduksi selama periode perencanaan dan ketika produksi tersebut harus terjadi. MPS digunakan untuk mengembangkan sebuah jadwal mendetail yang menspesifikasikan produksi harian dan untuk menentukan apakah bahan baku perlu dibeli. Untuk melakukannya, ini perlu untuk "melebihkan" daftar bahan baku untuk menentukan kebutuhan bahan baku langsung untuk memenuhi tujuan produksi yang tercantum dalam MPS. Kebutuhan tersebut dibandingkan dengan tingkat persediaan saat ini dan jika bahan baku tambahan diperlukan, permintaan pembelian dihasilkan dan dikirim ke departemen pembelian untuk memulai proses perolehan. 

Aktivitas perencanaan dan penjadwalan menghasilkan tiga dokumen lain, yaitu: pesanan produksi, permintaan bahan baku, dan kartu pemindahan. 

Pesanan produksi (production order) mengotorisasi pembuatan dalam kuantitas yang telah ditentukan pada sebuah produk tertentu dan mencantumkan operasi yang perlu dijalankan, kuantitas yang akan diproduksi, dan dimana lokasi produk jadi harus dikirimkan. 

Permintaan bahan baku (materials requisition) mengotorisasi penghapusan kuantitas yang diperlukan bahan baku dari ruang penyimpanan ke lokasi pabrik dimana bahan baku tersebut akan digunakan. Dokumen ini berisi nomer pesanan produksi, tanggal penerbitan, berdasarkan daftar bahan baku, dan nomer bagian dan kuantitas dari semua bahan baku yang diperlukan. Transfer bahan baku selanjutnya di seluruh pabrik didokumentasikan dalam kartu pemindahan (move ticket), yang mengidentifikasi bagian yang ditransfer, lokasi dimana bagian tersebut ditransfer, dan waktu transfer.
Pada akhirnya, perencanaan produksi yang akurat perlu mengintegrasikan informasi mengenai pesanan pelanggan (dari siklus pendapatan) dengan informasi mengenai pembelian dari pemasok (dari siklus pengeluaran), bersamaan dengan informasi mengenai ketersediaan tenaga kerja (dari siklus SDM/Penggajian).
Ancaman dan Pengendalian 
Ancaman utama dalam aktivitas perencanaan dan penjadwalan adalah kelebihan atau di bawah target produksi. Kelebihan produksi dapat mnegakibatkan pasokan barang yang melebihi permintaan jangka pendek, dengan demikian menciptakan masalah arus kas potensial karena sumber daya terikat dalam persediaan. Selain itu, juga meningkatkan risiko pencatatan persediaan yang menjadi usang. Sebaliknya, di bawah target produksi dapat mengakibatkan kerugian penjualan dan ketidakpuasan pelanggan karena kurangnya ketersediaan barang yang diinginkan. Sistem perencanaan produksi dapat mengurangi risiko dari kelebihan dan di bawah target produksi. Peningkatan memerlukan perkiraan penjualan yang akurat dan terkini serta data mengenai stok persediaan, informasi yang dapat menyediakan sistem siklus pendapatan dan pengeluran. Selain untuk perkiraan yang meningkat, informasi mengenai kinerja produksi, terutama terkait trend dalam total waktu untuk memproduksi setiap produk, harus secara teratur dikumpulkan.
Persetujuan dan otorisasi yang sesuai dengan pesanan produksi adalah pengendalian lain untuk mencegah kelebihan atau di bawah target produksi atas barang-barang tertentu. Risiko pesanan produksi yang tidak diotorisasi dapat dikurangi dengan membatasi akses terhadap program penjadwalan produksi.

• OPERASI PRODUKSI 

Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah pembuatan produk yang sebenarnya. Cara aktivitas ini dicapai berbeda-beda di berbagai perusahaan, perbedaan berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Menggunakan berbagai bentuk toknologi informasi (TI) dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan, disebut sebagai computer-integrated manufacturing (CIM) yang dapat mengurangi biaya produksi secara signifikan.

Ancaman dan Pengendalian 

Keprihatinan utama dari kegiatan operasi produksi adalah pencurian persediaan dan aktiva tetap. Selain itu, adanya pencurian yang mengakibatkan saldo aset yang berlebihan, yang dapat mengarah pada analisis yang salah dari kinerja keuangan dan di bawah target. 

Untuk mengurangi risiko kehilangan atas persediaan, akses fisik terhadap persediaan harus dibatasi dan seluruh pergerakan internal dari persediaan harus didokumentasikan. Jadi, permintaan bahan baku harus digunakan untuk mengotorisasi dikeluarkannya bahan baku untuk produksi. Baik pegawai pengendalian persediaan maupun pegawai produksi yang menerima bahan baku harus menandatangani daftar permintaan untuk mengakui keluarnya barang ke produksi. Permintaan untuk bahan baku tambahan yang melebihi jumlah yang dispesifikasikan dalam daftar bahan baku harus didokumentasikan dan diotorisasi oleh personel penyelia atau pengawas. Kartu pemindahan harus digunakan untuk mendokumentasi pergerakan lanjutan atas persediaan melalui berbagai tahap dalam proses produksi. 

Pemisahan tugas yang tepat penting untuk mengamankan persediaan. Memelihara penyimpanan fisik pada persediaan bahan baku dan barang jadi adalah tanggung jawab dari departemen penyimpanan persediaan. Fungsi otorisasi ditunjukkan dengan persiapan pesanan produksi, permintaan bahan baku, dan kartu pemindahan adalah tanggung jawab dari perencana produksi atau sistem informasi produksi itu sendiri yang semakin meningkat. Peralatan RFID, pemindai kode batang, dan terminal online dapat digunakan untuk mencatat pergerakan persediaan, dengan demikian memelihara catatan persediaan perpetual dengan akurat.
Pengendalian serupa diperlukan untuk mengamankan aktiva tetap. Pertama, eluruh aktiva tetap harus diidentifikasi dan dicatat, sehingga manajer dapat ditugasi tanggung jawab dan akuntabilitas untuk aktiva tetap di bawah pengendaliannya. Sebuah laporan seluruh transaksi aktiva tetap harus dicetak secara periodik dan dikirim ke kontrolir, yang harus memverifikasi bahwa setiap transaksi dengan tepat diotorisasi dan dieksekusi. Sistem akuntansi biaya juga perlu menjaga catatan yang akurat dari biaya perolehan dan depresiasi untuk menghitung dengan tepat untung ruginya yang ditimbulkan dari transaksi tersebut.
Ancaman lain terhadap operasi produksi adalah kinerja yang buruk. Satu cara untuk menanggulangi ancaman ini adalah pelatihan. Selain itu, menyiapkan dan meninjau laporan terhadap kinerja secara teratur guna mengidentifikasi kapan pelatihan tambahan diperlukan. Ancaman lain terkait dengan aktivitas siklus produksi adalah investasi suboptimal dalam aktiva tetap. Investasi yang berlebihan pada aktiva tetap dapat menciptakan kelebihan biaya, tingkat investasi yang rendah dapat mengurangi produktivitas. Kedua masalah tersebut mengurangi profitabilitas.
Dokumen request for proposal (RFP-permintaan untuk proposal), adalah sebuah permohonan oleh sebuah organisasi atau departemen bagi pemasok untuk mengajukan penawaran guna memasok sebuah aktiva tetap yang memiliki karakteristik spesifik.

• AKUNTANSI BIAYA 

Tiga tujuan utama dari sistem akuntansi biaya, yaitu:

1. Menyediakan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan pengevaluasian kinerja operasi produksi
2. Menyediakan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam penetapan harga dan keputusan bauran produk
3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung nilai-nilai persediaan dan harga pokok penjualan yang muncul dalam laporan keuangan perusahaan

Proses 

Untuk berhasil mencapai tujuan pertama, sistem akuntansi biaya harus didesain untuk mengumpulkan data secara real-time mengenai kinerja aktivitas produksi, sehingga manajemen dapat membuat keputusan yang tepat waktu. 

Untuk mencapai dua tujuan lainnya, sistem akuntansi biaya harus mengklasifikasikan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian menentukan biaya-biaya tersebut ke produk tertentu dan unit organisasi. Hal ini memerlukan pengodean yang cermat pada data biaya selama pengumpulan, karena seringkali biaya yang sama dialokasikan dalam berbagai cara untuk beberapa tujuan yang berbeda. 

Sebagian besar perusahaan menggunakan perhitungan biaya pesanan atau perhitungan proses untuk menentukan biaya produksi. Perhitungan biaya pesanan (job-order costing) adalah sebuah sistem biaya yang menentukan biaya ke batch produksi tertentu atau pekerjaan. dan digunakan ketika produk atau jasa yng dijual terdiri dari bagian-bagian yang dapat diidentifikasi secara diskret (berlainan). Sebaliknya, perhitungan biaya proses (process costing) adalah sebuah sistem biaya yang menentukan biaya ke masing-masing proses atau pusat kerja dalam siklus produksi dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi. Perhitungan biaya proses digunakan ketika barang atau jasa yang hampir sama diproduksi dalam jumlah massal dan unit diskret tidak dapat dengan segera diidentifikasi. Memilih perhitungan biaya pesanan atau proses hanya memengaruhi metode yang digunakan untuk menentukan biaya ke produk, bukan memengaruhi metode yang digunakan untuk mengumpulkan data tersebut. Mari kita sekarang memeriksa bagaimana data mengenai bahan baku yang digunakan, jam kerja yang dikeluarkan, operasi mesin yang dijalankan, dan overhead pabrik yang dikumpulkan.

1. Data Penggunaan Bahan Baku 
2. Biaya Tenaga Kerja Langsung
3. Penggunaan Mesin dan Peralatan
4. Biaya Overhead Pabrik

Ancaman dan Pengendalian 
Ancaman yang dapat menurunkan efektivitas penjadwalan produksi dan melemahkan kemampuan manajemen untuk mengawasi dan mengendalikan operasi manufaktur adalah data biaya yang tidak akurat. Prosedur pengendalian terbaik untuk memastikan bahwa entri data akurat adalah dengan mengotomatisasi pengumpulan data menggunakan teknologi RFID, pemindai kode batang, alat pembaca kartu, dan perangkat lainnya. Meskipun demikian, data biaya yang akurat tidaklah cukup, sistem akuntansi biaya yang didesain dengan buruk akan menjadikan salah dalam mengalokasikan biaya ke produk dan menghasilkan laporan yang menyesatkan mengenai aktivitas siklus produksi, yang keduanya dapat mengakibatkan keputusan yang keliru dan frustrasi. Dua subbagian berikut ini menjelaskan bagaimana sistem perhitungan biaya berbasis aktivitas (activity-based costing) dan matrik kinerja inovatif dapat menanggulangi masalah-masalah tersebut.

Perhitungan biaya berbasis aktivitas (activity based costing) dapat memperbaiki dan meningkatkan alokasi biaya baik dalam sistem biaya pesanan atau proses. Perhitungan ini berupaya untuk menelusuri biaya terhadap aktivitas yang menimbulkannya, seperti penggilingan atau pemolesan. Tujuannya adalah untuk menghubungkan biaya dengan strategi perusahaan. Strategi perusahaan menghasilkan keputusan mengenai barang dan jasa apa yang akan diproduksi. Sistem perhitungan biaya berbasis aktivitas berbeda dari sistem akuntansi biaya konvensional dalam tiga cara yang penting:

• Sistem biaya berbasis aktivitas berusaha secara langsung menelusuri proporsi besar dari biaya overhead ke produk. 
• Sistem biaya berbasis aktivitas menggunakan sejumlah besar biaya pool untuk mengakumulasi biaya tidak langsung (overhead pabrik). Sementara sebagian besar sistem biaya tradisional menyatukan seluruh biaya overhead bersama-sama, sistem perhitungan biaya berbasis aktivitas membedakan tiga kategori overhead terpisah:
• Overhead yang terkait dengan batch
• Overhead yang terkait dengan produk
• Overhead keseluruhan perusahaan
• Sistem biaya berbasis aktivitas berupaya untuk merasionalkan alokasi overhead ke produk dengan mengidentifikasi pemicu biaya. Pemicu biaya (cost driver) adalah segala sesuatu yang memiliki hubungan sebab-akibat terhadap biaya. Sistem ERP mempermudah dalam mengimplementasikan perhitungan biaya berbasis aktivitas karena sistem tersebut menyediakan informasi yang mendetail mengenai langkah-langkah yang diperlukan untuk memproses sebuah transaksi. 

Keputusan yang Lebih Baik 
Sistem biaya tradisional cenderung membebankan terlalu banyak overhead terhadap beberapa produk dan terlalu sedikit ke produk lain, karena terlalu sedikitnya pool biaya yang digunakan. Hal ini mengarah pada dua jenis masalah, yaitu: perusahaan mungkin menerima kontrak penjualan untuk beberapa produk pada harga di bawah biaya produksi yang sebenarnya yang berakibat meskipun penjualan meningkat tapi labanya turun. Masalah satunya adalah perusahaan mungkin menaikkan harga produknya, sehingga mengundang kompetitor baru untuk memasuki pasar.
Sistem biaya berbasis aktivitas menghindari masalah-masalah ini karena overhead dibagi ke dalam tiga kategori dan dibebankan menggunakan pemicu biaya yang secara kausal (sebab-akibat) berkaitan dengan produksi. Jadi, data biaya produk akan menjadi lebih akurat dan membuat penggunaan yang lebih baik atas data produksi untuk meningkatkan desain produk. Pada akhirnya, data biaya berbasis aktivitas meningkatkan pembuatan keputusan manajerial dengan menyediakan informasi mengenai biaya yang berhubungan dengan aktivitas tertentu, bukannya mengklasifikasikan biaya-biaya tersebut berdasarkan kategori laporan keuangan. 

Peningkatan Manajemen Biaya
Keuntungan lain dari perhitungan biaya berbasis aktivitas adalah bahwa perhitungan tersebut dengan jelas mengukur hasil dari tindakan-tindakan manajemen atas profitabilitas secara keseluruhan. Sementara sistem biaya tradisional hanya mengukur pengeluaran untuk memperoleh sumber daya, sedangkan sistem biaya berbasis aktivitas mengukur jumlah yang dikeluarkan untuk memperoleh sumber daya dan konsumsi sumber daya tersebut. Perbedaan ini ditunjukkan dalam formula sebagai berikut:

• Biaya kemampuan aktivitas = Biaya aktivitas yang digunakan + Biaya kapasitas yang tidak digunakan

Peningkatan pengendalian dengan metrik kinerja inovatif
Pendekatan modern ke produksi, seperti produksi ramping, secara signifikan berbeda dari produksi massal tradisional. Salah satu perbedaan utama adalah pengurangan yang ditandai pada tingkat persediaan barang jadi, karena produksi dijadwalkan sebagai respons terhadap permintaan pelanggan bukannya proyeksi berdasarkan tahun-tahun sebelumnya.
Throughput: Sebuah Ukuran Efektivitas Produksi
Throughput menunjukkan jumlah unit barang yang diproduksi dalam suatu periode waktu tertentu dengan formula:

• Throughput = (Total unit yang diproduksi/waktu pemrosesan) x (Waktu pemrosesan/Total waktu) x (Unit barang/Total unit)

Ukuran Pengendali Kualitas 

Informasi mengenai biaya kualitas dapat membantu perusahaan menentukan dampak dari tindakan yang diambil untuk meningkatkan yield dan mengidentifikasi area-area untuk perbaikan lebih lanjut. Biaya pengendalian kualitas dapat dibagi ke dalam empat area sebagai berikut:

1. Biaya pencegahan berhubungan dengan perubahan terhadap proses produksi yang didesain untuk mengurangi tingkat kecacatan produk.
2. Biaya inspeksi berhubungan dengan pengujian untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas. 
3. Biaya kegagalan internal berhubungan dengan pengerjaan ulang atau pembuangan produk yang diidentifikasikan sebagai produk cacat sebelum penjualan.
4. Biaya kegagalan eksternal dihasilkan ketika produk cacat dijual kepada pelanggan. Biaya ini meliputi biaya seperti: klim kewajiban produk, garansi dan biaya perbaikan, hilangnya kepuasan pelanggan, dan kerusakan reputasi perusahaan. 

Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan pemasoknya (vendor). Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Ada empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan, yaitu:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa
3. Menyetujui faktur pemasok
4. Pengeluaran kas 

Bab ini akan menjelaskan bagaimana sistem informasi sebuah perusahaan mendukung masing-masing aktivitas tersebut. Mari kita bahas bersama.

II. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Gambar ini menunjukkan bahwa aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Hubungan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki implikasi penting untuk mendesain sistem informasi akuntansi kedua pihak.

PROSES
Setiap departemen dapat mengirimkan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian telah disetujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Sistem tersebut kemudian menciptakan sebuah pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI. Departemen penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka, sehingga ia dapat merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman. Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya telah disetujui. Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman datang. Ketika pengiriman tiba, para pekerja dok penerimaan menggunakan sistem pemrosesan permintaan untuk memverifikasi bahwa sebuah pesanan yang diharapkan dari pemasok tersebut. Sebagian besar pemasok melabeli kode batang atau RFID (radio frequency identification) produk-produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan barang. Para pekerja dok penerimaan menginspeksi barang dan menggunakan sebuah terminal online  untuk memasukkan informasi mengenai kuantitas dan kondisi dari barang yang diterima. Sistem akan mengecek bahwa data ke pesanan pembelian terbuka dan setiap ketidaksesuaian dengan segera ditampilkan pada layar sehingga ketidakcocokan dapat diatasi. Waktu yang tepat atas pengiriman juga dicatat untuk membantu mengevaluasi kinerja pemasok
Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Bagi para pemasok yang tidak mengirimkan faktur, sistem secara otomatis menjadwalkan sebuah pembayaran berdasarkan syarat yang disetujui ketika pesanan ditempatkan. Petugas bagian utang memasukkan informasi dari pemasok yang mengirimkan faktur EDI dan terkadang faktur kertas. Sistem tersebut kemudian membandingkan faktur pemasok dengan informasi yang terkandung dalam pesanan pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan ketepatan dan validitas. Bagi pembelian perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan laporan penerimaan, faktur dikirimkan ke penyelia yang sesuai untuk persetujuan. Faktur pemasok sendiri juga dicek untuk keakuratan matematis. Sistem secara otomatis menjadwalkan faktur untuk pembayaran dengan tanggal jatuh temponya. Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memungkinkan manajer untuk mengawasi kinerja secara dekat. Meskipun demikian, kualitas terhadap keputusan tergantung pada keakuratan dari informasi di dalam database.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pemasok dapat menyebabkan pemasanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya inferior (rendah), pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif. Kesalahan dalam data induk persediaan dapat menghasilkan penundaan produksi dikarenakan kurangnya bahan baku kunci yang tidak diantisipasi atau pembelian yang tidak perlu dan kelebihan persediaan. Kesalahan dalam data induk pembelian dapat menghasilkan pembelian yang tidak diotorisasi dan kegagalan untuk memanfaatkan diskon yang telah dinegosiasi. Pengendaliannya adalah dengan menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data yang penting untuk membatasi akses data induk siklus pengeluaran dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data induk.
Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Salah satu cara untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasi sistem tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi sensitif.. Selain itu, data sensitif seharusnya dienkripsi.
Ancaman umum ketiga adalah hilangnya atau hancurnya data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana. Sebuah praktik terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERP sebagai tiga kejadian terpisah. Kejadian yang pertama disebut produksi yang digunakan untuk memproses aktivitas harian. Kejadian kedua digunakan untuk pengujian dan pengembangan. Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai backup online terhadap sistem produksi untuk menyediakan pemulihan secara real-time. 

MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA

• Mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak untuk pembelian

PROSES 
Pendekatan tradisional yang biasa disebut pendekatan economic order quantity (EOQ) untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dala pengiriman. Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok. Aplikasi yang sebenarnya dari pendekatan EOQ berbeda-beda berdasarkan jenis barang. Untuk barang berbiaya tinggi atau penggunaan tinggi, seperti chip dan layar komputer yang digunakan AOE, semua tiga jenis biaya disertakan dalam formula. Bagi barang berbiaya rendah atau penggunaan rendah, seperti sekrup dan pegas yang digunakan AOE untuk merakit produknya, biaya pemesanan dan penyimpanan biasanya diabaikan dan tujuan utamanya adalah untuk memelihara tingkat persediaan yang cukup. Formula EOQ digunakan untuk menghitung berapa banyak untuk memesan. Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk memesan. Perusahaanbiasanya menetapkan reorder point berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman (safety stock) untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan.
Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning-MRP) adalah sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.
Sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) adalah sebuah sistem yang meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respon terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkiraan. Akibatnya, sistem JIT ditandai dengan pengiriman yang sering atas sejumlah kecil bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan secara langsung ke lokasi tertentu yang memerlukannya saat mereka diperlukan, bukannya pengiriman dalam jumlah besar yang jarang ke fasilitas pusat penerimaan dan penyimpanan.
Sebuah perbedaan besar antara sistem MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan sehingga membuat kuantitas "optimal" pada persediaan barang jadi. Sistem JIT menjadwalkan produksi sebagai respon atas permintaan pelanggan sehingga secara virtual mengeliminasi persediaan barang jadi tetapi perlu menyimpan bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respon terhadap permintaan pelanggan.
Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian (purchase requisition) yang mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembelian); menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok. Orang yang menyetujui permintaan pembelian mengindikasikan nomor departemen dan nomor rekening ke mana pembelian seharusnya dibebankan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya. Untuk mengurangi risiko pada masalah ini, metode persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk memastikan bahwa informasi mengenai stok persediaan selalu terbarui. Pemberian kode batang adalah salah satu opsi, tetapi ini bukan yang paling ampuh. Kesalahan masih dapat terjadi jika pegawai berupaya untuk menghemat waktu dengan memindai satu barang dan kemudian memasukkan kuantitas secra manual. Teknologi RFID juga lebih efisien daripada kode batang karena tidak perlu bai manusia untuk menyelaraskan kode batang pada produk dengan pembaca. Meskipun demikian, teknlogi RFID lebih mahal dibandingkan kode batang dan tidak dapat digunakan untuk setiap jenis produk.
Ancaman lainnya adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan. Catatan persediaan perpetual yang akurat memastikan validitas permintaan pembelian yang dihasilkan sistem pengendalian persediaan secara otomatis.

• Memilih pemasok

Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok. PROSES 
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

1. Harga
2. Kualitas bahan baku
3. Keandalan dalam pengiriman

Setelah pemasok telah dipilih bagi sebuah produk, identitas pemasok harus menjadi bagian dari catatan induk persediaan produk untuk menghindari pengulangan proses pemilihan pemasok untuk setiap pesanan selanjutnya. Sebuah daftar pemasok alternatif potensial bagi setiap barang seharusnya juga dipelihara, untuk mengantisipasi bila pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan. 

Pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga yang ditentukan. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan pembelian mencakup nama pemasok dan agen pembelian, tanggal pesanan dan pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman dan metode pengiriman, serta informasi mengenai barang yang dipesan. 

Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) adalah sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun. Pesanan pembelian selimut mengurangi ketidakpastian dari pembeli mengenai sumber bahan baku yang dapat diandalkan dan membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasinya dengan lebih efektif. 

Program vendor-managed inventory (VMI-persediaan vendor yang dikelola) menyediakan sarana lain untuk mengurangi pembelian dan biaya persediaan. Program ini secara esensial mengalihdayakan sebagian besar pengendalian persediaan dan fungsi pembelian. Para pemasok diberi akses terhadap data penjualan dan persediaan dan diotorisasi secara otomatis untuk mengisi kembali persediaan ketika stok jatuh pada titik pemesanan yang telah ditentukan. Persetujuan ini memotong biaya penyimpanan dengan mengurangi jumlah persediaan di tangan dan menurunkan biaya pemrosesan dengan mengeliminasi kebutuhan untuk menghasilkan dan mempertukarkan pesanan pembelian formal. Sedangkan dalam pelelangan terbalik (reverse auction), para pemasok bersaing dengan satu sama lain untuk memenuhi permintaan pada harga terendah. Meskipun hal ini dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, karena fokus utamanya adalah pada harga, pelelangan ini mengkin paling cocok untuk membeli barang komoditas dibandingkan komponen penting yang berkualitas, kenadalan vendor, dan kinerja pengirimannya sangat penting. 

Salah satu cara untuk mengurngi biaya yang terkait pembelian lainnya adalah melakukan audit pre-award. Audit pre-award biasanya digunakan untuk pembelian besar yanga melibatkan tawaran formal oleh pemasok. Auditor internal mengunjungi setiap pemasok potensial yang telah membuat potongan final dalam proses pembuatan kontrak untuk memverifikasi ketepatan tawarannya. Audit pre-award biasanya mengidentifikasi kesalahan matematis sederhana dalam formula pemberian harga yang rumit dan diskrepansi lain, ketika dikoreksi, yang dapat memberikan penghematan yang cukup. 

Ada juga penggunaan EDI untuk meningkatkan proses pembelian. EDI mengurangi biaya dengan mengeliminasi pekerjaan klerikal yang terkait dengan mencetak dan mengirimkan dokumen kertas. Pengembangan standar bagi EDI melalui internet (EDINT), seperti protokol AS2 untuk mengamankan pertukaran elektronik atas dokumen, telah memotong biaya EDI secara drastis. 

EDI, vendor-managed inventory, pelelangan terbalik, dan audit pre-award adalah teknik-teknik untuk mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan persediaan barang jadi. 

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

.PENERIMAAN

PROSES 
Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Petugas penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan. Sebelum melakukan rute persediaan ke gudang atau pabrik, petugas penerimaan juga harus memeriksa setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas.
Laporan penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang yang menerima dan menginspeksi barang serta untuk penjelasan mengenai kualitas barang yang diterima.
Tiga pengecualian yang mungkin terhadap proses ini adalah

1. Menerima kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan
2. Menerima barang rusak
3. Menerima barang berkualitas inferior yang gagal inspeksi

Dalam seluruh tiga kasus tersebut, departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan pemasok. Dalam kasus barang rusak atau berkualitas buruk, sebuah dokumen yang disebut memo debit disiapkan setelah pemasok setuju mengambil kembali barang atau memberikan pengurangan harga. Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo debit dikirimkan ke pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan. Departemen utang diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada pemasok tersebut. Sebuah salinan memo debit menyertai barang ke departemen pengiriman untuk mengotorisasi returnya ke pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

V. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

PROSES 
Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab untuk mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang berkaitan. Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait ini menciptakan apa yang disebut sebagai paket voucher (voucher package). Setelah pemberi persetujuan (approver) memverifikasi bahwa perusahaan telah menerima apa yang telah ia pesan, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran.
Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, disebut sebagai sistem nonvoucher atau voucher. Dalam sebuah sistem non-voucher, tiap-tiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumen pendukung) di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika sebuah cek dituliskan untuk membayar sebuah faktur, paket voucher dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai dibayar, dan kemudian paket voucher disimpan dalam file file faktur dibayar. Dalam sebuah sistem voucher, sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan (disbursement voucher) mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.
Sistem voucher menawakan tiga manfaat atas sistem non-voucher, yaitu:

1. Sistem tersebut mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur mengkin disertakan dalam satu voucher pencairan
2. Karena voucher pencairan adlaah sebuah dokumen yang dihasilkan secara internal, ia dapat diberi nomor sebelumnya untuk menyederhanakan pelacakan seluruh utang
3. Karena voucher menyediakan sebuah catatan eksplisit yang faktur pemasok telah disetujui untuk pembayaran, voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran faktur. 

Evaluated receipt settlement (ERS) adalah sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokkan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan. ERS dapat menghemat waktu dan biaya pemasok untuk menghasilkan dan melacak faktur.
Pembelian non-persediaan untuk perlengkapan mungkin menyediakan peluang terbesar untuk meningkatkan efisiensi atas utang dan pengeluaran kas. Pembelian non-persediaan biasanya mempertanggungjawabkan sebagian besar proporsi dari transaksi utang, tetapi merepresentasikan persentase kecil dari total nilai dolar seluruh pembelian. Kartu pengadaan menyediakan satu cara untuk mengeliminasi kebutuhan bagi utang untuk memproses banyak faktur kecil tersebut.
Kartu pengadaan (procurement card) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para pegawai hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis-jenis barang tertentu. Batas pengeluaran dapat diatur untuk setiap kartu. Kartu pengadaan menyederhanakan utang karena perusahaan menerima satu laporan bulanan yang merangkum pembelian non-persediaan berdasarkan kategori rekening serta dapat meningkatkan efisiensi dari proses pengeluaran kas karena perusahaan hanya membuat satu pembayaran untuk semua pembelian nonpersediaan selama satu periode waktu tertentu, bukannya membuat pembayaran terpisah kepada berbagai pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

PENGELUARAN KAS
Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok

PROSES 
Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN